Pendahuluan
Dalam satu dasawarsa terakhir pengelolaan pengetahuan (knowledge management),
menjadi salah satu metode peningkatan produktifitas suatu organisasi, perusahaan atau
instansi. Hal ini dapat dimengerti karena kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya
alam, tetapi berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal.
Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi, agar dapat
meningkatkan produktivitas suatu organisasi.
Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan salah satu metode dalam
knowledge management yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota
suatu organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik,
pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan
hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam
menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya.
Disinilah peran berbagi pengetahuan dikalangan karyawan menjadi amat penting untuk
meningkatkan kemampuan karyawan agar mampu berpikir secara logika yang diharapkan
akan mengahasilkan suatu bentuk inovasi. Jadi inovasi merupakan suatu proses dari ide
melalui penelitian dan pengembangan akan menghasilkan prototipe yang bisa
dikomersialkan. Sebenarnya menurut para ahli misalnya Carl Davidson dan Philip Voss
mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan bagaimana organisasi
mengelola staf mereka, sebenarnya bahwa knowledge management adalah bagaimana
orang-orang dari berbagai tempat yang saling berbeda mulai saling bicara.
Wakil perusahaan dari Rover Group (Collin Jones) mengatakan bahwa sebagai bagian
dari knowledge management strategy, Rovernet mengatakan bahwa intranet merupakan
bagian yang sangat membantu mereka dalam mengaplikasikan learning dan share best
practice mereka. Menurut David J.Skryme bahwa salah satu tantangan knowledge
management adalah menjadikan manusia berbagai knowledge mereka. Untuk
mengahadapi tantangan tersebut dia menyarankan tiga C yaitu: Culture, Co-opetition
(menyatukan kerjasama dengan persaingan) dan Commitment.
Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (pengetahuan +
pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya, mengapa demikian ?
Lisensi Dokumen:
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan
disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat
tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang
disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang,
kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
2
Research Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan
dengan struktur adalah sbb:
- 42 % dipikiran (otak) karyawan;
- 26 % dokumen kertas;
- 20 % dokumen elektronik;
- 12 % knowledge based-electronics.
Peta “knowledge” dalam Organisasi
Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki
kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan dan komentarnya
kepada anggota lainnya. Sebagain besar situs portal suatu organisasi, instansi atau
perusahaan telah menggunakan fitur forum diskusi (discussion forum) untuk memberikan
kesempatan yang luas kepada anggotanya dalam menyampaikan kesulitan yang dihadapi
dalam pekerjaannya, ide-ide yang timbul untuk meningkatkan produktifitas pekerjaannya,
kritikan dan saran terhadap organisasi dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang
kondusif. Berbagai pengetahuan dapat tumbuh dan berkembang apabila menemukan
kondisi yang sesuai, sedangkan kondisi tersebut ditentukan oleh tiga faktor kunci yaitu:
orang, organisasi dan teknologi (Brink, 2001). Sebab berbagi pengetahuan dianggap
sebagai hubungan atau interaksi sosial antar orang per orang, sedangkan permasalahan
organisasi memiliki dampak yang besar bagi berbagi pengetahuan, dan teknologi
informasi dan komunikasi merupakan fasilitatornya.
Agar potensi knowledge setiap karyawan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan,
tentu perusahaan memerlukan informasi secara lengkap mengenai asset berharga ini,
sebagai sebuah langkah untuk mendeteksi adanya tacit knowledge ini, perlu dilakukan
pendataan lewat kuestioner yang disebar kepada semua orang dalam organisasi.
Misalnya sebagai contoh, pertanyaan dapat berisi sebagai berikut:
1). Apakah anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi knowledge yang belum
dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi ?
2). Apakah anda mengetahui rekan kerja (internal maupun eksternal organisasi) anda
mempunyai potensi pengetahuan dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara
maksimal dalam organisasi ?
3). Apa kendala dari pertanyaan no. 1 dan no.2 ?
4). Berapa banyak yang anda ketahui bahwa semua orang dalam organisasi tahu bahwa
sesuatu harus dilakukan tetapi tidak/belum dilakukan ?
5). Berapa lama kondisi pertanyaan no.4 itu telah berlangsung ?
6). Apakah ada pengaruh langsung terhadap layanan kepada pelanggan ?
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
3
Gambar 1. Pola Hubungan Zack
Pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas terus-menerus dilakukan secara berkala dan
terus menerus sampai organisasi dapat memetakan semua potensi knowledge yang masih
tersembunyi dalam organisasi. Serta memberikan muatan knowledge pada setiap unit
kerja/fungsi kerja dalam organisasi dengan melihat alur Input-Proses-Output (IPO).
Pertanyaan lain selanjutnya dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi,
seluruh jawaban hasil kuestioner tersebut kemudian dipadukan dengan database
karyawan yang tentu telah dimiliki sebelumnya. Dengan langkah ini organisasi akan
mempunyai peta potensi knowledge yang dimilikinya secara startegis, serta seluruh peta
knowledge ini juga menjadi dasar pertimbangan bagi kebijakan rotasi, promosi, mutasi
sampai pelatihan karyawan. Pada gilirannya organisasi semakin dapat memperkuat setiap
pos pekerjaan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawannya.
Apa yang harus
diketahui oleh
suatu organisasi
?
Apa yang
harus
dikerjakan
oleh suatu
orgamnisasi ?
Hubungan/Link
Knowledge strategi
Apa yang
diketahui oleh
suatu organisasi
?
Apa yang
dapat
dilakukan
oleh suatu
organisasi ?
Knowledge gap
Hubungan/Link
Strategic-knowledge
Strategic gap
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
4
Gambar 2 . Konversi Pengetahuan
Socialization
Externalizaton
Internalization Combination
Dapatkah Mengelola Pengetahuan ?
Dalam buku Learning to fly oleh British Oil Company menyatakan bahwa You Cannot
manage knowledge – nobody can ? Knowledge can be created, discovered, captured,
shared, etc. Jadi hanya empat kegiatan utama yaitu: persediaan pengetahuan,
mempercepat aliran knowledge, transformasi knowledge dan pemanfaatan knowledge.
Merebaknya fenomena manajemen pengetahuan (knowledge management) dapat dilihat
sebagai keinginan mengembalikan hakikat “pengetahuan” dan menghindari pandangan
bahwa pengetahuan adalah benda mati. Di dalam kehidupan berorganisasi, baik untuk
bisnis maupun non-bisnis, maka pengetahuan selalu dikaitkan dengan potensi nilai yang
ada pada berbagai komponen atau proses (aliran) keseluruhan ”modal” dalam organisasi
tersebut. “Modal” disini tentu saja bukan hanya soal investasi dan uang, tetapi juga
“modal sosial” (social capital). Para proponen KM selalu menegaskan bahwa sebuah
organisasi seharusnya tidak berhenti pada “memiliki pengetahuan” dalam arti menimbun
tumpukan dokumen yang dilengkapi dengan alat temu-kembali. Persoalan terpenting
yang dihadapi organisasi-organisasi modern saat ini adalah : bagaimana
mengintegrasikan timbunan pengetahuan eksplisit itu kedalam keseluruhan
kemampuan dan kegiatan organisasi? Di dalam aktivitas setiap organisasi, maka tidak
dapat dihindari bahwa pengetahuan yang diperlukan adalah pengetahuan yang tertanam
di dalam diri masing-masing pribadi dan juga tercakup dalam kerjasama antar pribadi.
Semua ini bukan hanya pengetahuan eksplisit, tapi juga pengetahuan tacit, terlebih lagi
pengetahuan ini menjadi dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan yang terjadi di
Empat Modus Dalam
Knowledge Conversion
Tacit Knowledge TO Explicit Knowledge
Tacit Knowledge
FROM
Explicit
Knowledge
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
5
dunia eksternal maupun internal dari sebuah organisasi. Nah, inilah urusan manajemen
pengetahuan, yaitu bagaimana mengelola dinamika penggunaan pengetahuan tacit yang
terintegrasi dengan pengetahuan eksplisit.
Secara ringkas, untuk mengelola pengetahuan ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan misalnya :
- analisis dan identifikasi proses kerja/bisnis dalam organisasi ;
- pemahaman tentang proses pengetahuan di dalam proses kerja;
- pemahaman nilai, konteks, dan dinamika pengetahuan dan informasi;
- idenfikasi penciptaan, pemeliharaan dan pemanfaatan aset pengetahuan;
- pemetaan aliran pengetahuan;
- manajemen perubahan;
- pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pemanfaatan pengetahuan;
- pemahaman tentang komunitas kerja untuk memperoleh dukungan dan kerjasama;
- manajemen kegiatan/proyek;
- stukturisasi dan arsitektur informasi;
- manajemen aliran dokumen dan informasi;
- pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen informasi, proses publikasi dan
perkembangan potensi teknologi informasi.
Sebagian besar dari tuntutan kompetensi diatas memerlukan kemampuan berpikir
abstrak dan melakukan analisis yang cukup rumit.
Dari kenyataan, pentingnya klasifikasi dalam dunia pengetahuan manusia, apalagi dalam
knowledge management, berbagai jenis klassifikasi selain hirarkis, klasifikasi pohon,
paradigma dan facet. Beberapa hal penting yang menyebabkan klassifikasi mutlak dalam
urusan pengetahuan pada suatu organisasi (Kwasnik, 1999) mengatakan adalah sebagai
berikut :
- mampu meringkas pengetahuan sehingga mudah dicerna;
- memberikan deskripsi yang kaya terhadap pengetahuan dalam kaitannya dengan
pengetahuan lain;
- memperlihatkan antar-hubungan pengetahuan sehingga memungkinkan
penggunaannya memiliki perspektif yang lebih menyeluruh atau holistik;
- memperlihatkan jarak antara satu pengetahuan dengan lainnya (terutama dalam
klassifikasi pohon);
- membantu menemukan pola atau keteraturan dalam pemberian kriteria kepada
pengetahuan.
Namun pada saat yang sama, sistem klassifikasi yang selama ini kita kenal juga
mengandung kelemahan yaitu:
- klasifikasi hirarkis hanya cocok untuk pengetahuan dalam domain yang mapan,
yang masing-masing entitasnya sudah memiliki batas dan definisi yang jelas;
- klasifikasi pohon, walaupun mungkin lebih luwes untuk domain yang sedang
berkembang, hanya cocok untuk menggambarkan arah pekembangan pengetahuan
yang satu dimensi;
- klasifikasi paradigma yang mengandalkan perpotongan (intersection) dua atribut
entitas, sering kali juga membatasi perspektif penggunanya;
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
6
- klasifikasi facet yang diperkenalkan Ranganathan, walaupun sangat ampuh untuk
menampung berbagai perspektif (multiple pespectives), sangat bergantung kepada
pengetahuan yang lengkap tentang domain yang akan diklasifikasikan dan juga
kebutuhan pemakai klasifikasi.
Beckman (1999) meringkas perspektif teknologi untuk knowledge management adalah
sebagai berikut:
1). Knowledge repository, pada umumnya berupa database : direktori sumber, direktori
sumber-sumber pembelajaran, dan groupware dsb;
2). Ditambah dengan “business model” yang dipengaruhi oleh unsur : arsitektur TI,
Platform TI (hardware), komunikasi, interfaces, software dan usesr support.
Berbagi Pengetahuan dalam Konteks Organisasi
Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan
melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C : comparation, consequences, connections
dan conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau
kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan,atau kadang kala dalam rutinitas
organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstruktur seperti: buku,
dokumen,hubungan orang ke orang yang berkisar dari pembicaraan ringan sampai ilmiah.
Pengetahuan merupakan suatu yang eksplisit sekaligus tacit, beberapa pengetahuan
dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau
diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait erat
dengan perasaan, keterampilan, dan bentuk bahasa utuh, presepsi pribadi, pengalaman
fisik, petunjuk praktis, dan intuisi, dimana pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit sekali
digambarkan kepada orang lain. Penciptaan pengetahuan secara efektif tergantung pada
konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut yaitu konteks yang
memungkinkan terjadinya penciptaaan pengetahuan yang dimunculkan oleh hubunganhubungan. Seringkali ada berbagai asumsi yang salah tentang knowledge management,
tiga diantara asumsi itu adalah 1). jika infrastruktur teknologi informasi sudah dibangun ,
maka dengan senang hati berbagi pengetahuan antar sesama, 2). teknologi informasi
dapat menggantikan kekuatan percakapan langsung dan memperlancar pertukaran
pengetahuan, 3). sebuah organisasi harus terlebih dahulu membangun infrastruktur
teknologi dan kultur belajar sebelum bisa belajar. Ketiga asumsi itu seringkali
mengabaikan kenyataan bahwa KM sesungguhnya berawal dari satu kata yaitu : berbagibersama (share).
Tidak seluruh pengetahuan dengan serta merta dibagi bersama. Pengetahuan yang
paling sering dibagi-bersama adalah pengetahuan praktis (know-how) sebuah organisasi,
bukan pengetahuan teoritis (know-what). Berbagi bersama pengetahuan praktis ini sangat
berguna jika dilakukan dalam konteks kegiatan bersama (team-work). Sangatlah penting
bagi suatu organisasi untuk membedakan, mana pengetahuan pribadi dan mana
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
7
pengetahuan kolektif yang diperlukan untuk kepentingan bersama. Secara umum ada
lima jenis kegiatan berbagi-pengetahuan yaitu:
1. di dalam satu kelompok untuk pekerjaan rutin yang serupa dan terus menerus;
2. antar dua atau lebih kelompok yang berbeda tetapi melakukan pekerjaan yang hampir
sama;
3. antar dua atau lebih kelompok, tetapi yang dibagi bersama adalah pengetahuan tentang
pekerjaan non-rutin;
4. antar organisasi dalam rangka kelangsungan hidup bersama;
5. dari luar kelompok, ketika menghadapi persoalan yang belum pernah mereka jumpai
sebelumnya.
Berbagi Pengetahuan
Di dalam sebuah kelompok manusia, mungkin saja ada satu atau dua orang yang
berpengetahuan lebih dari orang lainnya, mungkin saja seorang pemimpin di sebuah
organisasi berpengetahuan lebih banyak dari pada yang dimiliki oleh anggota
organisasinya. Tetapi untuk memastikan bahwa si pemimpin memiliki ” pengetahuan
yang lebih” maka para anggota itu pun harus tahu pengetahuan apakah yang dimiliki
pemimpinnya, dengan kata lain anggota itu harus punya pengetahuan tentang
pengetahuan pemimpin mereka. Dan jika seseorang telah melepas pengetahuannya
kepada orang-orang lain, atau orang teresebut telah meraih/mendapatkan pengetahuan
dari seseorang tidaklah mungkin pengetahuan itu berkurang. Seorang pemimpin yang
berhasil artinya telah melepaskan pengetahuan yang dipunyai untuk dimiliki oleh
anggota-anggotanya, namun si pemimpin tidak pernah kehilangan pengetahuan itu, justru
sebaliknya, pengetahuan si pemimpin menjadi semakin besar karena kini pengetahuan itu
tidak hanya ada di dirinya sendiri melainkan ada di seluruh anggotanya. Seringkali
pengetahuan yang dimiliki bersama-sama oleh anggota organisasi dan masih berada di
kepala masing-masing, dan baru terlihat jika mereka secara bersama-sama melakukan
sesuatu pekerjaan tertentu. Seringkali kita lihat sebagai pengetahuan bersama itu
adalah kegiatan bersama atau kerjasama, misalnya pengetahuan yang dimiliki oleh para
pemain , pelatih dan manajer Persik sehingga mengantarkan menjadi juara liga Indonesia.
Kita tidak bisa melihat pengetahuan perorangan di klub Persik tersebut ketika mereka
mencetak gol demi gol, tidak bisa melihat pengetahuan Christian Gonzales semata
dibandingkan dengan pengetahuan Budi Sudarsono yang sama-sama striker, tapi kta
terjadi sebuah goal yang kita lihat adalah kerjasama antar striker.
Sebuah organisasi atau sebuah perusahaan atau apapun dapat bekerja sama jika
memiliki pengetahuan bersama yang tertanam dibenak masing-masing anggotanya dan
terwujud dalam praktek-praktek yang melibatkan semua anggotanya. Tanpa pengetahuan
bersama itu, tidak akan ada pengetahuan sama sekali yang dimiliki oleh siapapun diantara
mereka, jika yang terakhir terjadi maka yang tampak adalah tidak berpengetahuan belaka,
walaupun masing-masing orang mungkin menggangap bahwa diri mereka
berpengetahuan.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
8
Organisasi Melalui Model 7-s Mckinsey
Model 7-S Mc.Kinsey dikembangkan oleh Peters dan Waterman (1982) dalam
bukunya In Search of Excellence. Peters dan Waterman memberikan latar belakang
bahwa pada era 60 dan 70-an,organisasi memfokuskan dirinya pada struktur organisasi
sehingga organisasi memfokuskan dirinya pada struktur. Pada era 80-an dan
seterusnya,Peters dan Waterman mengajukan terdapat 6 variabel lain yang menentukan
keberhasilan organisasi.Ketujuh variabel memiliki keterkaitan satu sama lain :
Pada model 7-S dikenal adanya 2 jenis variabel,yaitu Hard-Variable dan SoftVariable. Hard – Variable adalah variabel yang mudah untuk diidentifikasi dari dokumen
– dokumen perusahaan,sedangkan Soft-Variable relatif lebih sukar dikenali. .
Berikut ketujuh variable 7-S (Waterman & Peters)
Tabel 1. Definisi Variabel-Variabel 7-S Mc.Kinsey.
Variabel Definisi
Hard Variables
Strategy Jalan yang telah dipilih oleh organisasi bagi
perkembangan masa depannya : suatu rencana yang
disusun oleh organisasi untuk mendapatkan
keunggulan bersaing yang mampu bertahan
( suistainable competitive advantage)
Structure Kerangka kerja dimana aktivitas para anggota
organisasi dikoordinasikan.
System Prosedur formal dan informal, termasuk sistem
inovasi, sistem kompensasi,, sistem informasi
manajemen dan sistem alokasi modal yang
menentukan aktivitas setiap hari.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
9
Soft Variables
Style Pendekatan kepemimpinan dari manajemen puncak
dan pendekatan operasi organisasi secara
keseluruhan; juga meliputi cara dimana para
pegawai mewakili diri mereka pada dunia luar dan
kepada masyarakat.
Staff Sumber daya manusia organisasi;mengacu kepada
bagaimana manusia dikembangkan, dilatih,
disosialisasikan, diintegrasikan, dimotivasi dan
bagaimana karier mereka di-manage.
Skill Kemampuan yang unik yang membedakan
organisasi dengan organisasi lainnya.
Shared Values Pada awalnya bernama superordinate goals; konsep
dan prinsip penuntun bagi organisasi-nilai-nilai dan
aspirasi,biasaya tidak tertulis yang berada di luar
pernyataan konvensional sasaran organisasi; ide-ide
dasar organisasi dibangun, hal-hal yang
mempengaruhi kelompok untuk bekerja bersama
untuk tujuan umum bersama.
Sumber : Peters,Waterman(1982)
Penutup
Masalah berbagai pengetahuan dalam suatu organisasi saat ini menjadi suatu isu
penting baik di bidang bisnis maupun non-bisnis, karena semua kegiatan manusia
sebenarnya adalah kegiatan berorganisasi. Tidak ada kegiatan yang akan berjalan lancar,
jika tidak ada pengorganisasian yang baik, tidak ada manfaat atau keuntungan yang bisa
diperoleh, jika sebuah organisasi tidak berjalan dengan baik. Dan setiap organisasi
memiliki anggota, dimana masing-masing anggota bekerja berdasarkan pengetahuannya,
maka mengelola pengetahuan akhirnya adalah mengelola anggota-anggota itu artinya
mengelola manusia juga adanya.
Berbagi bersama adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan dari pada dilakukan,
apalagi jika menyangkut pengetahuan dan jika kita sadar bahwa dalam suatu organisasi
apa pun akan terjadi power play yang dikaitkan dengan prinsip “knowledge is power”.
Berbagi bersama pengetahuan di suatu organisasi akhinya seringkali menjadi impian,
sebab kita sering pula berharap terlalu banyak dan tinggi. Kita berharap semua
pengetahuan akan dipakai bersama, dan semua orang dengan rela akan berbagi
pengetahuan antar sesama, sementara sebagian besar dari kita mungkin adalah orangorang yang enggan berbagi pengetahuan.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
0 komentar:
Posting Komentar